Прямой расходный договор с юридическими лицами (в том числе с индивидуальными предпринимателями) до 500 000 рублей - Atlas The Шаттл

Прямой расходный договор с юридическими лицами (в том числе с индивидуальными предпринимателями) до 500 000 рублей


Закупки
Прямой расходный договор с юридическими лицами (в том числе с индивидуальными предпринимателями) до 500 000 рублей

Пошаговая инструкция о том, как создавать закупки до 500 тысяч рублей.

Прямой расходный договор с юридическими лицами (в том числе с индивидуальными предпринимателями) до 500 000 рублей

Длительность:

Шаги со 1 по 10 — оформление документов и заключение договора (23 дня), 

Шаги с 11 по 13 приём и оплата товара/услуги (15 дней)

Итого 37 дней

Шаг 1

10 минут

10 минут

Вносим или проверяем наличие в план-прогнозе подразделения

Если необходимая нам позиция не была отражена в плане-прогнозе заранее, то необходимо внести изменения в план по графику корректировок или создать в 1С новую версию плана-прогноза. Обратите внимание, что при корректировке нельзя менять позиции, по которым в данный момент уже запущено согласование договора.

Шаг 2

1 день

1 день

Формируем техническое задание

При формировании технического задания (ТЗ) за основу можно взять шаблоны (смотрите шаблон по ссылке)

Шаг 3

7-10 дней

7-10 дней

Проводим анализ рынка

Анализ рынка можно проводить несколькими методами, он необходим чтобы определить наиболее выгодные условия для заключения договора (цена, срок поставки и т.д).

  1. C почты zapros_kp@dvfu.ru отправляем подписанное и отсканированное ТЗ потенциальным контрагентам с указанием срока в который хотим получить ответ (как правило 3-5 рабочих дней) в письме запрашиваем срок и условия поставки, порядок оплаты, а также иные параметры, влияющие на выбор контрагента;

КП должно содержать реквизиты организации, подпись сотрудника и печать организации;

  1. На основе заключённых контрактов в ЕИС за последние 6 месяцев, при этом условия договора (доставка, количество или должна быть указана цена за единицу) должны совпадать;

  2. На основе скриншотов с официальных сайтов компаний;

Для анализа рассматриваем не менее 3 компании.

Шаг 4

10 минут

10 минут

Формируем сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо составляем по форме (ссылка на документ). Оно необходимо для обоснования выбранного контрагента через сравнение с другими компаниями.

Сопроводительное письмо подписывает ответственный по закупкам, распорядитель бюджета и руководитель подразделения.

Шаги 4 и 5 выполняются параллельно

Шаг 5

1 день

1 день

Запрашиваем документы у контрагента

В зависимости от юридической формы организации перечни документов немного отличаются:

  • Выписка из ЕГРИП (можем самостоятельно сделать выписку по ссылке);
  • Выписка из реестра субъектов МСП (для субъектов МСП) можем сделать выписку самостоятельно по ссылке;

  • Согласие на обработку персональных данных по ссылке;

  • Паспорт 2, 3 страницы + прописка;

  • Реквизиты для оплаты;

  • Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе;

  • Копия доверенности (в случае если договор подписывает иное лицо);

  • Копии документов, разрешающих деятельность контрагента в данной области (лицензии и иные разрешительные документы), в случае поставок товаров, работ и услуг по лицензируемым или иным требующим специального разрешения видам деятельности;

  • Копии страниц устава с перечнем разрешенных видов деятельности (если аналогичный перечень в выписке из ЕГРЮЛ не содержит номера ОКВЭД, соответствующего предмету договора),

  • Копии страниц устава с указанием полномочий руководителя юридического лица;

  • Приказ о назначении директора или выписка из протокола;

  • Выписка из ЕГРЮЛ (можем самостоятельно сделать выписку по ссылке); 

  • Выписка из реестра субъектов МСП (для субъектов МСП) можем сделать выписку самостоятельно по ссылке;

  • Реквизиты для оплаты;

  • Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе;

  • Копия доверенности (в случае если договор подписывает не руководитель, указанный в ЕГРЮЛ);

  • Копии документов, разрешающих деятельность контрагента в данной области (лицензии, аттестаты, свидетельства о вхождении в СРО и иные разрешительные документы) (в случае заключения договора на выполнение работ, оказание услуг по лицензируемый или иным, требующим специального разрешения, видам деятельности);
  • Копии документов, подтверждающих наличие у контрагента исключительных прав на предмет договора (лицензионный договор и т.п.);
  • Копии документов, подтверждающих право собственности или иное право контрагента на предмет договора, если в соответствии с законодательством РФ осуществляется оформление таких прав (свидетельство на право собственности, договор аренды и т.п.);
  • Документы, подтверждающие деятельность организации (перевод, заверенный службой проректора по международным отношениям)
  • Копия документа в соответствии с законодательством соответствующего иностранного государства, являющегося аналогом идентификационного номера налогоплательщика;
  • Справка о наличии (или отсутствии) постоянного представительства на территории РФ;

Шаг 6

3 дня

3 дня

Запускаем договор на согласование

Создаём заявку на закупку в 1С УФО, если на данном этапе возникают сложности можно воспользоваться документом.

После утверждения заявки автоматически будет сформирована задача в СЭД Директум, загружаем сформированный ранее пакет документов и нажимаем «выполнить» к входящей задаче.

При возникновении технических трудностей необходимо обращаться в службу поддержки пользователей IT-сервисов ДВФУ:

  • По телефону 8(423)243-14-14 (внутренний 2222)
  • С помощью электронной почты на адрес: it-hеlр@dvfu.гu (с корпоративного почтового
    ящика)

     

Шаг 7

7-10 дней

7-10 дней

Контролируем согласование договора и устраняем замечания

Сформированный проект договора отправляем контрагенту для согласования. Ежедневно следим за изменением статуса в СЭД Директум и своевременно устраняем замечания, чтобы не допустить возращения документа на доработку.

 

Шаг 8

1-2 дня

1-2 дня

Распечатываем документы и подписываем договор

Распечатываем 2 экземпляра договора (в том числе спецификацию) + 2 листа согласования из СЭД Директум, отдаем на подпись, затем ставим гербовую печать в каб XXX

  • Если контрагент находится во Владивостоке передаем документы на подписание. Если предусмотрена предоплата, то контрагент сразу выставляет счет на 30% суммы и передает с договором обратно;

  • Если контрагент находится в другом городе, отправляем сканированный договор с просьбой подписать копию и направить обратно скан подписанного договора с их стороны + счет на предоплату при необходимости. Параллельно с этим 2 оригинала договоров отправляете Почтой России и ожидаем обратно оригинал 1 экземпляра договора + счет, чтобы сдать в архив;

Почтовый адрес ДВФУ: 690950, г. Владивосток, ул. Суханова 8 (примерно 1 месяц)

Шаг 9

1 день

1 день

Сдаём документы в архив

Создаём PDF файл из подписанного договора, листа согласования, сопроводительного письма и приложений к нему, загружаем в задачу СЭД Директум и выполняем её. 

Указанные документы, в том числе оригинал сопроводительного письма, сдаём архивариусу в кабинет В604. Один из 2 листов согласования вам вернут с печатью о приеме документов.

Если оригинал договора ещё в пути, сдаём копию и гарантийное письмо с указанием срока предоставления оригинала.

Шаг 10

10 минут

10 минут

Оплачиваем 30% по договору

(при необходимости)

Счет на предоплату + копия листа согласования из шага 8 (оригинал вам понадобится при оплате остатка суммы по договору) сдаём в Департамент бухгалтерского учёта и финансового контроля (кабинет  В605) и записываем номер, который присвоят вашим документам для контроля проведения платежа.

Шаг 11

10 минут

Принимаем товар/услугу

Срок оказания услуги/поставки товара указан в договоре и может значительно различаться.

В случае обнаружения несоответствия поставленного товара/услуги условиям договора, направляем претензионное письмо контрагенту. Только после устранение замечания принимаем товар/услугу.

Услуга

  • Счет;

  • Акт исполненных обязательств от (ДВФУ подписывает подписант договора, возможно визирование человека ответственного за исполнение договора);

Товар

  • Счет;

  • Товарная накладная или Универсальный передаточный документ (от ДВФУ подписывает — «груз получил» и «груз принял», материально-ответственное лицо, на баланс которого товар будет поставлен);

Шаг 12

10 минут

Сдаём документы на оплату

Услуга

Документы (счёт и акт исполненных обязательств) +лист согласования с печатью от архивариуса сдаём в оплату в  Департамент бухгалтерского учёта и финансового контроля (кабинет В605). Записываем номер, который присвоят вашим документам для контроля проведения платежа.

Товар

Документы (счёт и акт исполненных обязательств) + лист согласования с печатью от архивариуса сдаём в материальный отдел, каб В810. После учета ТМЦ они самостоятельно передаём в оплату в Департамент бухгалтерского учёта и финансового контроля (кабинет В605). Уточняем номер для отслеживания платежа.

Шаг 13

15 дней

Получаем подтверждение от контрагента о получении оплаты

Для вашего удобства мы подготовили версию для печати


Читайте также:

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: