Обновлено: 6 мая 2019
Длительность:
Шаги со 1 по 10 — оформление документов и заключение договора (23 дня),
Шаги с 11 по 13 приём и оплата товара/услуги (15 дней)
Итого 37 дней
Шаг 1
10 минут
10 минут
Вносим или проверяем наличие в план-прогнозе подразделения
Если необходимая нам позиция не была отражена в плане-прогнозе заранее, то необходимо внести изменения в план по графику корректировок или создать в 1С новую версию плана-прогноза. Обратите внимание, что при корректировке нельзя менять позиции, по которым в данный момент уже запущено согласование договора.
Шаг 2
1 день
1 день
Формируем техническое задание
При формировании технического задания (ТЗ) за основу можно взять шаблоны (смотрите шаблон по ссылке).
Шаг 3
7-10 дней
7-10 дней
Проводим анализ рынка
Анализ рынка можно проводить несколькими методами, он необходим чтобы определить наиболее выгодные условия для заключения договора (цена, срок поставки и т.д).
C почты zapros_kp@dvfu.ru отправляем подписанное и отсканированное ТЗ потенциальным контрагентам с указанием срока в который хотим получить ответ (как правило 3-5 рабочих дней) в письме запрашиваем срок и условия поставки, порядок оплаты, а также иные параметры, влияющие на выбор контрагента;
КП должно содержать реквизиты организации, подпись сотрудника и печать организации;
На основе заключённых контрактов в ЕИС за последние 6 месяцев, при этом условия договора (доставка, количество или должна быть указана цена за единицу) должны совпадать;
На основе скриншотов с официальных сайтов компаний;
Для анализа рассматриваем не менее 3 компании.
Шаг 4
10 минут
10 минут
Формируем сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо составляем по форме (ссылка на документ). Оно необходимо для обоснования выбранного контрагента через сравнение с другими компаниями.
Сопроводительное письмо подписывает ответственный по закупкам, распорядитель бюджета и руководитель подразделения.
Шаги 4 и 5 выполняются параллельно
Шаг 5
1 день
1 день
Запрашиваем документы у контрагента
В зависимости от юридической формы организации перечни документов немного отличаются:
- Выписка из ЕГРИП (можем самостоятельно сделать выписку по ссылке);
Выписка из реестра субъектов МСП (для субъектов МСП) можем сделать выписку самостоятельно по ссылке;
Согласие на обработку персональных данных по ссылке;
Паспорт 2, 3 страницы + прописка;
Реквизиты для оплаты;
Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе;
Копия доверенности (в случае если договор подписывает иное лицо);
Копии документов, разрешающих деятельность контрагента в данной области (лицензии и иные разрешительные документы), в случае поставок товаров, работ и услуг по лицензируемым или иным требующим специального разрешения видам деятельности;
Копии страниц устава с перечнем разрешенных видов деятельности (если аналогичный перечень в выписке из ЕГРЮЛ не содержит номера ОКВЭД, соответствующего предмету договора),
Копии страниц устава с указанием полномочий руководителя юридического лица;
Приказ о назначении директора или выписка из протокола;
Выписка из ЕГРЮЛ (можем самостоятельно сделать выписку по ссылке);
Выписка из реестра субъектов МСП (для субъектов МСП) можем сделать выписку самостоятельно по ссылке;
Реквизиты для оплаты;
Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе;
Копия доверенности (в случае если договор подписывает не руководитель, указанный в ЕГРЮЛ);
- Копии документов, разрешающих деятельность контрагента в данной области (лицензии, аттестаты, свидетельства о вхождении в СРО и иные разрешительные документы) (в случае заключения договора на выполнение работ, оказание услуг по лицензируемый или иным, требующим специального разрешения, видам деятельности);
- Копии документов, подтверждающих наличие у контрагента исключительных прав на предмет договора (лицензионный договор и т.п.);
- Копии документов, подтверждающих право собственности или иное право контрагента на предмет договора, если в соответствии с законодательством РФ осуществляется оформление таких прав (свидетельство на право собственности, договор аренды и т.п.);
- Документы, подтверждающие деятельность организации (перевод, заверенный службой проректора по международным отношениям)
- Копия документа в соответствии с законодательством соответствующего иностранного государства, являющегося аналогом идентификационного номера налогоплательщика;
- Справка о наличии (или отсутствии) постоянного представительства на территории РФ;
Шаг 6
3 дня
3 дня
Запускаем договор на согласование
Создаём заявку на закупку в 1С УФО, если на данном этапе возникают сложности можно воспользоваться документом.
После утверждения заявки автоматически будет сформирована задача в СЭД Директум, загружаем сформированный ранее пакет документов и нажимаем «выполнить» к входящей задаче.
При возникновении технических трудностей необходимо обращаться в службу поддержки пользователей IT-сервисов ДВФУ:
- По телефону 8(423)243-14-14 (внутренний 2222)
- С помощью электронной почты на адрес: it-hеlр@dvfu.гu (с корпоративного почтового
ящика)
Шаг 7
7-10 дней
7-10 дней
Контролируем согласование договора и устраняем замечания
Сформированный проект договора отправляем контрагенту для согласования. Ежедневно следим за изменением статуса в СЭД Директум и своевременно устраняем замечания, чтобы не допустить возращения документа на доработку.
Шаг 8
1-2 дня
1-2 дня
Распечатываем документы и подписываем договор
Распечатываем 2 экземпляра договора (в том числе спецификацию) + 2 листа согласования из СЭД Директум, отдаем на подпись, затем ставим гербовую печать в каб XXX
Если контрагент находится во Владивостоке передаем документы на подписание. Если предусмотрена предоплата, то контрагент сразу выставляет счет на 30% суммы и передает с договором обратно;
Если контрагент находится в другом городе, отправляем сканированный договор с просьбой подписать копию и направить обратно скан подписанного договора с их стороны + счет на предоплату при необходимости. Параллельно с этим 2 оригинала договоров отправляете Почтой России и ожидаем обратно оригинал 1 экземпляра договора + счет, чтобы сдать в архив;
Почтовый адрес ДВФУ: 690950, г. Владивосток, ул. Суханова 8 (примерно 1 месяц)
Шаг 9
1 день
1 день
Сдаём документы в архив
Создаём PDF файл из подписанного договора, листа согласования, сопроводительного письма и приложений к нему, загружаем в задачу СЭД Директум и выполняем её.
Указанные документы, в том числе оригинал сопроводительного письма, сдаём архивариусу в кабинет В604. Один из 2 листов согласования вам вернут с печатью о приеме документов.
Если оригинал договора ещё в пути, сдаём копию и гарантийное письмо с указанием срока предоставления оригинала.
Шаг 10
10 минут
10 минут
Оплачиваем 30% по договору
(при необходимости)
Счет на предоплату + копия листа согласования из шага 8 (оригинал вам понадобится при оплате остатка суммы по договору) сдаём в Департамент бухгалтерского учёта и финансового контроля (кабинет В605) и записываем номер, который присвоят вашим документам для контроля проведения платежа.
Шаг 11
10 минут
Принимаем товар/услугу
Срок оказания услуги/поставки товара указан в договоре и может значительно различаться.
В случае обнаружения несоответствия поставленного товара/услуги условиям договора, направляем претензионное письмо контрагенту. Только после устранение замечания принимаем товар/услугу.
Услуга
Счет;
Акт исполненных обязательств от (ДВФУ подписывает подписант договора, возможно визирование человека ответственного за исполнение договора);
Товар
Счет;
Товарная накладная или Универсальный передаточный документ (от ДВФУ подписывает — «груз получил» и «груз принял», материально-ответственное лицо, на баланс которого товар будет поставлен);
Шаг 12
10 минут
Сдаём документы на оплату
Услуга
Документы (счёт и акт исполненных обязательств) +лист согласования с печатью от архивариуса сдаём в оплату в Департамент бухгалтерского учёта и финансового контроля (кабинет В605). Записываем номер, который присвоят вашим документам для контроля проведения платежа.
Товар
Документы (счёт и акт исполненных обязательств) + лист согласования с печатью от архивариуса сдаём в материальный отдел, каб В810. После учета ТМЦ они самостоятельно передаём в оплату в Департамент бухгалтерского учёта и финансового контроля (кабинет В605). Уточняем номер для отслеживания платежа.
Шаг 13
15 дней
